В большинстве производственных компаний постсоветского пространства собственники теряют огромные деньги на неэффективных закупках. По не сложным расчетам, переплаченные на закупках деньги – это деньги, состоящие на 95% из чистой прибыли.Это происходит из-за трех ключевых аспектов: качество, конкуренция и контроль.
Решение? Метод "Четыре глаза" — простая, но мощная система, которая давно работает в развитых компаниях во всем мире.
Три столба эффективных закупок
Компании либо переплачивают за избыточные характеристики, либо получают неликвиды. Решение:
- Профессионально составленные технические спецификации для каждой позиции
- Привязка спецификаций к договорам и закладка контрольных эталонов
- Разделение ответственности между техническими специалистами и закупщиками
Пример: на одном предприятии в России, оптимизация качества упаковки снизило ее материальную себестоимость у ее производителей на 20-30%. Это составило 100 тыс. рублей экономии в месяц. При этом изменение упаковки не отразилось на потребительских свойствах товаров. Товары так же хорошо и качественно упакованы.
2. Конкуренция: не "покупки", а профессиональные закупки
60% компаний работают с 2-3 "проверенными" поставщиками без тендеров (данные исследования PwC). Решение:
- Обязательные конкурсные процедуры для 80% объема закупок в денежном выражении.
- Введение новых поставщиков и ротация пула поставщиков
- Объемные закупки на периоды квартал, полугодие, год.
- В случае уникальных постоянно потребляемых товаров или услуг из одного источника - привязка коммерческих условий (формулы, опционы, биржевые контракты, индексы, премии)
Кейс: пищевой производитель в Литве, внедрив систему тендеров и введя новых конкурентов, получил экономию 32% по гофроупаковке.
3. Контроль: строгий, но не чрезмерный.
Даже при идеальном качестве и конкуренции отсутствие контроля приводит к незапланированным перерасходам (срочные закупки по завышенным ценам), коррупционным рискам (сговор с поставщиками, откаты) и ошибкам в документах (несоответствие спецификациям, просрочки платежей).
Поэтому без надлежащего контроля оптимизировать закупки не получится. Но излишний контроль может замедлять процессы и зря расходовать ресурсы. “Золотой серединой” в данном случае будет метод “Четыре глаза”.
"Четыре глаза" — минимальная самодостаточная система контроля
Принцип прост: две пары глаз (заказчик + закупщик) контролируют каждый этап процедуры закупки и поставки:
- Формирование потребности
- Выбор поставщика
- Контроль исполнения
Преимущества:
- Снижение рисков коррупции (по данным Transparency International, на 40%).
- В 2 раза меньше ошибок в спецификациях.
- Скорость процедуры закупок выше на 35%.
- Экономия денег в результате поддержании достаточной конкуренции из 3-4 поставщиков.
Что происходит при нарушении принципа?
- 5-8 "глаз" = размытие ответственности, отвлечение специалистов.
- Средний срок закупки значительно увеличивается вплоть до остановок процедур.
- До 30% переплат из-за неконкурентных закупок и спешных закупок.
- Заказчик = качество.
- Закупщик = лучшие коммерческие условия.
По мнению экспертов, 4 глаза – это достаточно для поддержания конкуренции от момента формирования потребности до контроля соответствия при поставке закупленного товара или услуги. Если наступает критическая ситуация, которая не может решиться на уровне 4-х глаз (заказчика и закупщика), то ее решают руководители этих функций или другое уполномоченное лицо. Таких случаев должно быть до 10%.
Как внедрить систему “четырех глаз”
- Разделите роли:
- Введите обязательные чек-листы для каждой закупки.
- Автоматизируйте все что актуально.
- Разработайте правильную мотивацию для всех глаз.
- Опишите и автоматизируйте рисковые события, расставьте роли по спорным закупкам.
- Проведите обучение по методике "4 глаза" для всех вовлеченных отделов.
Опыт металлургического завода: после внедрения системы среднее время закупок сократилось с 17 до 9 дней, экономия бюджета в конкурентных закупках — 22% в первый год, количество "аварийных" закупок упало с 30% до 7%
Вывод
"Четыре глаза" — это не просто контроль, а система баланса интересов:
- Собственник получает прозрачность и дебюрократизацию.
- Производство — нужное качество в срок.
- Закупки - достаточную (не излишнюю) конкуренцию.
- Финансовая служба — предсказуемый бюджет и управление задолженностями.
Готовы внедрить у себя? Мы поможем:
- Провести аудит закупок (бесплатно)
- Разработать процедуру и отработать ее на ваших закупках
- Внедрить электронную систему управления и автоматизации
- Обучить команду
*Партнерский материал. ООО «Бидмартс», УНП 192709444
